Immer wieder entsteht Streit zwischen öffentlichen Auftraggebern und Bietern darüber, welche Unterlagen zum Nachweis der Eignung vorzulegen sind. Fehlen z. B. im Angebot vom Auftraggeber geforderte Unterlagen, sind diese nachzufordern oder das Angebot ist wegen Unvollständigkeit auszuschließen. Das Oberlandesgericht München hat in einem Beschluss vom 30.11.2020 klargestellt, dass ein Ausschluss von Angeboten wegen Unvollständigkeit aber nur dann zulässig sein kann, wenn die vorzulegenden Eignungsnachweise nach Art, Inhalt und Zeitpunkt der Vorlage eindeutig gefordert sind.
In dem vom Oberlandesgericht München entschiedenen Fall hatte die Vergabestelle die Übernahme und Vermarktung von Altpapier ausgeschrieben. Mit dem Angebot sollten die Bieter Nachweise zu einer Betriebshaftpflichtversicherung zur Deckung etwaiger Ansprüche aus dem zu schließenden Vertrag vorlegen. Im Nachprüfungsverfahren meinte die – aus anderen Gründen angerufene – Vergabekammer (!), das Angebot der Beigeladenen sei wegen fehlender Nachweise auszuschließen, da die vorgelegte Versicherungsbestätigung nicht die Papierverwertung umfasse. Folglich sei entgegen der gemachten Vorgaben keine Betriebshaftpflichtversicherung zu etwaigen Ansprüchen aus dem Vertrag nachgewiesen. Dieser Auffassung hat das Oberlandesgericht München eine Absage erteilt, da der zu schließende Vertrag nur die Übernahme und Vermarktung des Altpapiers vorsehe und nicht dessen Verwertung. Dementsprechend müsse die Haftpflichtversicherung keine Ansprüche sichern, die aus einer nicht ordnungsgemäßen Verwertung entstehen können. Der von der Beigeladenen vorgelegte Nachweis über die Haftpflichtversicherung deckte also alle Ansprüche aus dem zu schließenden Vertrag ab, sodass weder ein Grund für eine weitere Aufklärung oder Nachforderung der vorgelegten Unterlagen bestand noch für einen Ausschluss des Angebots der Beigeladenen.
Die Entscheidung macht deutlich, welche enorme Bedeutung eindeutige Formulierungen haben. Dies gilt nicht nur für die eigentliche Leistungsbeschreibung, sondern auch für die von der Vergabestelle geforderten Unterlagen. Die Vergabestelle sollte dabei nicht nur klarstellen, welche konkreten Nachweise sie verlangt, um z.B. die Eignung eines Bewerbers oder Bieters prüfen zu können. Auch den Zeitpunkt der Vorlage hat die Vergabestelle eindeutig festzulegen: Einige Unterlagen werden schon mit dem Angebot angefordert, andere erst auf gesondertes Verlangen. Bei der Festlegung der vorzulegenden Unterlagen, die durch den Gegenstand des Vertrags gerechtfertigt sein müssen, sollte die Vergabestelle darauf achten, Bewerber und Bieter nicht zu überfordern. Denn anderenfalls kann die Vergabestelle gezwungen sein, Bewerber und Bieter wegen nicht vorgelegter Unterlagen auszuschließen, die die Vergabestelle im Nachhinein als nicht zwingend identifiziert.
