Mehrere Monate nach Ablauf der Umsetzungsfrist der EU-Whistleblowing-Richtlinie (siehe zur EU-Whistleblowing-Richtlinie und der verspäteten Umsetzung unseren Beitrag aus 12/2021) hat das BMJ einen Referentenentwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes ("HinSchG-E") veröffentlicht. Der Entwurf orientiert sich weitgehend an den Vorgaben der Richtlinie und dem Entwurf der Vorgängerregierung. Er enthält aber auch einzelne – teils überraschende – Abweichungen. Wir fassen nachfolgend die wesentlichen Aspekte zusammen, die Unternehmen jetzt wissen müssen, und erläutern abschließend, warum Unternehmen zeitnah mit der Umsetzung beginnen sollten.
Unternehmen müssen eine "interne Meldestelle" schaffen.
Unternehmen mit "in der Regel" 50 oder mehr Mitarbeitern werden eine "interne Meldestelle" (Hinweisgebersystem) einführen müssen, an die Mitarbeiter (einschließlich Leiharbeitnehmer) und optional auch Dritte ("Whistleblower") sich wenden können, um das Unternehmen auf bestimmte Rechtsverstöße aufmerksam zu machen. Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern haben für die Umsetzung bis Dezember 2023 Zeit und können mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle einrichten und betreiben. Die Meldestellen sind u.a. verpflichtet, die Identität des Whistleblowers innerhalb und außerhalb des Unternehmens streng zu schützen, Folgemaßnahmen zu ergreifen und innerhalb bestimmter Fristen Rückmeldungen an den Whistleblower zu geben.
Die Nichteinführung einer Meldestelle kann mit Bußgeldern sanktioniert werden.
Der HinSchG-E sieht – über die Anforderungen der Richtlinie und den alten Gesetzesentwurf hinaus –Bußgelder in Höhe von bis zu EUR 20.000,00 für den Fall vor, dass ein Unternehmen keine interne Meldestelle einrichtet und betreibt.
(Fast) vollständige Auslagerung auf externe Dritte ist möglich.
Die Meldestelle kann mit eigenen Mitarbeitern oder mit externen Dritten besetzt werden. Die beauftragte Person muss nach dem Entwurf "unabhängig" sein und über die "notwendige Fachkunde" verfügen. Sie kann neben der Funktion der Meldestelle noch andere Aufgaben und Pflichten erfüllen.
Im Gegensatz zur Rechtsauffassung der EU-Kommission ist eine (fast) vollständige Auslagerung auf externe Dritte, also beispielweise auf eine Anwaltskanzlei, nach dem HinSchG-E grundsätzlich möglich, wobei Folgemaßnahmen zwischen externem Dritten und Unternehmen abzustimmen sind und die Letztverantwortung beim Unternehmen bleibt. Gerade für viele mittelständische Unternehmen dürfte die Auslagerung eine gute Option sein, um die gesetzlichen Anforderungen (u.a. strenger Vertraulichkeitsschutz, fristgebundene Kommunikation, Dokumentationspflichten, fachliche Eignung, Unabhängigkeit der Meldestelle) einfach und effizient zu erfüllen.
Eine gruppenweite Meldestelle ist möglich.
Der HinSchG-E hält ein zentrales, gruppenweites Hinweisgebersystem für grundsätzlich ausreichend, um die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle für alle Gruppengesellschaften zu erfüllen. Das kommt überraschend, denn die EU-Kommission hatte dies ausdrücklich für nicht mit der Richtlinie vereinbar erklärt (siehe hierzu unseren Beitrag aus 12/2021). Aus Sicht der Unternehmen ist die Regelung des HinSchG-E sehr zu begrüßen, weil so nicht jede Tochtergesellschaft eine eigene Meldestelle vorhalten muss.
Es bleibt aber abzuwarten, ob die großzügige Herangehensweise im weiteren Gesetzgebungsverfahren beibehalten wird und in der Folge auch vor den europäischen Gerichten standhalten würde. Hinzu kommt, dass andere Mitgliedstaaten die Richtlinie teilweise strenger umgesetzt haben bzw. umsetzen könnten und dort eine Pflicht zur Einrichtung eines separaten, lokalen Hinweisgebersystems besteht.
Anwendungsbereich der internen Meldestelle muss über EU-Recht hinausgehen.
Das HinSchG-E gilt über die in der Richtlinie genannten Normen des EU-Rechts hinaus auch für andere Gesetzesverstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, letztere aber lediglich nur soweit diese dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen.
Anonyme Hinweise müssen nicht zwingend ermöglicht werden.
Nach dem Der HinSchG-E gilt weiterhin, dass anonyme Hinweise nicht zwingend ermöglicht bzw. bearbeitet werden müssen. Unternehmen sollten sich aus verschiedenen Gründen dennoch überlegen, ihr Hinweisgebersystem auch für anonyme Meldungen zu öffnen.
Keine Verzahnung mit dem Beschwerdeverfahren nach dem LkSG:
Unternehmen mit mindestens 3.000 (ab 2024: 1.000) Arbeitnehmern im Inland müssen nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ("LkSG") zukünftig ein Beschwerdeverfahren einrichten, das Ähnlichkeiten zu einem Hinweisgebersystem aufweist. Die Anforderungen des LkSG und des HinSchG-E sind dabei aber (teilweise) nicht deckungsgleich. Betroffene Unternehmen müssen deshalb nach derzeitigem Stand überlegen, ob und wie sie die Beschwerdeverfahren und interne Meldestelle vernünftig unter ein Dach bringen. Wünschenswert wäre, dass der Gesetzgeber hier im HinSchG nachbessert und für eine bessere Vereinbarkeit der beiden Verfahren sorgt.
Was Unternehmen jetzt tun sollten:
Es ist noch nicht abzusehen, ob und in welchem Umfang der HinSchG-E im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch wesentlich geändert wird und wann es in Kraft treten wird. Unklar ist auch, ob den Unternehmen mit Inkrafttreten eines HinSchG eine Übergangsfrist gewährt wird. Der HinSchG-E sieht das im Einklang mit der Richtlinie nur für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten vor (Stichtag: 17.12.2023).
Für die Einrichtung einer internen Meldestelle sollten Unternehmen ausreichend Zeit einplanen, weil verschiedene Stakeholder (u.a. Betriebsrat, IT, Führungskräfte) miteinzubeziehen und diverse Fragen (z.B. Auswahl der Meldekanäle, Besetzung bzw. Auslagerung der Meldestelle, Datenschutz, Adressatenkreis, Entwurf/Anpassung von Policies und Prozessbeschreibungen etc.) zu klären sind. Einige der relevanten Fragen, die sich für Unternehmen stellen, haben wir bereits in einem früheren Newsletter zusammengefasst (siehe hierzu unseren Beitrag aus 12/2021). Unternehmen sind also gut beraten, jetzt mit den erforderlichen Abklärungen und Vorkehrungen zu beginnen.
BRP berät Sie aus einer Hand zu allen Fragen rund um die Gestaltung eines Hinweisgebersystems und unterstützt Sie beim Betrieb eines Hinweisgebersystems entsprechend den nationalen und internationalen gesetzlichen Anforderungen. Wir stellen Ihnen gerne eine attraktive Softwarelösung (auch) für mittelständische Unternehmen vor und schulen Ihre Mitarbeiter zum Betrieb einer Meldestelle und damit zusammenhängenden rechtlichen Fragestellungen.
