Die Aufdeckung von Compliance-Verstößen ist für Unternehmen in der Regel nicht nur zeit-, sondern auch sehr kostenintensiv. Insbesondere wenn zur Aufklärung eines Verdachts umfangreiche Ermittlungen durch externe Kanzleien - möglicherweise sogar durch IT-Forensiker oder Privatdetektive - erforderlich sind, können hierdurch beträchtliche Kosten entstehen. Zwar existiert auch die Möglichkeit spezielle Versicherungen für Compliance-Ermittlungen abzuschließen. In der Praxis ist diese Art der Absicherung jedoch nicht sehr verbreitet.
Das Bundesarbeitsgericht ("BAG") hat in einer Entscheidung vom 29. April 2021 (8 AZR 276/20) nun erstmals Hinweise darauf gegeben, unter welchen Voraussetzungen Kosten für die Untersuchung von Compliance-Verstößen eines Arbeitnehmers auf den in Verdacht geratenen Arbeitnehmer umgelegt werden können.
Der Entscheidung lag folgender Sachverhalt zu Grunde: Der Arbeitgeber erhielt mehrfach anonyme Verdachtsmeldungen über Compliance-Verstöße seines Einkaufsleiters. Diese veranlassten den Arbeitgeber eine spezialisierte Anwaltskanzlei mit der Aufklärung der Vorwürfe zu beauftragen. Nach Abschluss des Untersuchungsberichts kündigte der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis außerordentlich fristlos. Die dagegen eingelegte Kündigungsschutzklage blieb erfolglos. Gleichzeitig hatte der Arbeitgeber aber - unter anderem - auch den Ersatz der für die Erstellung des Untersuchungsberichts entstandenen Kanzleikosten in Höhe von 209.679,68 € verlangt.
Das BAG verneinte im vorliegenden Fall eine Kostenerstattung, stellte aber klar, dass ein Arbeitgeber die durch das Tätigwerden einer spezialisierten Anwaltskanzlei entstandenen notwendigen Kosten, ebenso wie Detektivkosten, grundsätzlich ersetzt verlangen kann. Dafür bedürfe es jedoch eines konkreten Verdachts einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers, der der Arbeitnehmer später auch tatsächlich überführt werden kann.
Daran ist bereits nicht selbstverständlich, dass das BAG die Kosten für Ermittlungsmaßnahmen gegenüber Arbeitnehmern überhaupt für umlagefähig hält. Gemäß § 12a ArbGG sind Rechtsverfolgungskosten der Arbeitsvertragsparteien in arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Darunter fallen insbesondere auch die Kosten zur Vorbereitung von Kündigungen und sonstigen Sanktionen. Das BAG fordert für eine Durchbrechung dieses Grundsatzes den tatsächlichen Beweis einer vorsätzlichen unerlaubten Handlung. Der Kostenerstattungsanspruch des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer kann daher – je nach Sach- und Beweislage – aufgrund von § 12a ArbGG ausgeschlossen sein.
Das BAG betont ferner die große Bedeutung der Frage, wann Verdachtsmomente des Arbeitgebers überhaupt die Einleitung kostenintensiver Ermittlungen durch externe Dienstleister rechtfertigen. Denn der Erstattungsanspruch des Arbeitgebers könne sich nur auf die Kosten erstrecken, die der Arbeitgeber vernünftigerweise für notwendig halten durfte.
Insoweit scheint das BAG dazu tendieren, dass die Art der Hinweise und die Schwere der daraus resultierenden Pflichtverletzungen maßgeblich bestimmen, wie umfangreich der Arbeitgeber Ermittlungskosten umlegen darf. Zweifelhaft sei zumindest, ob allein anonyme Hinweise umfangreiche und kostenintensive Revisionen – auch der IT – rechtfertigen.
Der Arbeitgeber müsse jedenfalls beweisen, welche Umstände zu welchem Zeitpunkt bekannt waren und inwieweit diese dann Anlass gaben, weitere Untersuchungen anzustellen. Dabei habe der Arbeitgeber auch dezidiert darzulegen, welche Kosten auf welche konkreten Ermittlungsschritte entfielen. Daran habe es in dem vom BAG entschiedenen Fall gefehlt.
Aus Sicht des BAG kann der Arbeitgeber beispielsweise Tätigkeitsnachweise der externen Dienstleister vorlegen, aus denen dann auch hervorgehen muss, in welchem Umfang tatsächlich Aufklärungsmaßnahmen ergriffen wurden und inwieweit lediglich allgemeine Beratungsdienstleistungen erbracht wurden.
Unternehmen sollten aufgrund dieser Entscheidung die Möglichkeit einer Erstattung von Ermittlungskosten bei Compliance-Verstößen durch den Arbeitnehmer nicht von vorneherein ausschließen. Entscheidend dürfte es darauf ankommen, während der laufenden Ermittlung konsequent zu dokumentieren, aufgrund welcher Informationen welche Maßnahmen ergriffen werden. Dadurch erhöht sich zwar der Zeit- und Organisationsaufwand des Arbeitgebers. Im Gegenzug können die durch die Ermittlungsmaßnahmen verursachten finanziellen Belastungen – zumindest teilweise – ausgeglichen werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch, dass das BAG sogar die Erstattung von Stundenhonoraren nicht für prinzipiell ausgeschlossen hält.
