Die Bundesregierung hat kürzlich einen Regierungsentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz (Stand: 22.07.2022) veröffentlicht. Der Regierungsentwurf deckt sich ganz überwiegend mit dem Referentenentwurf vom 13.04.2022, einige Änderungen sind jedoch erwähnenswert. Insbesondere sieht der Regierungsentwurf vor, dass für Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten das Hinweisgeberschutzgesetz bereits drei Monate nach dessen Verkündung zu beachten ist, also nur eine recht kurze Frist zur Umsetzung verbleibt.
Die wesentlichen Änderungen des Regierungsentwurfs gegenüber dem Referentenentwurf sowie konkrete Handlungsempfehlungen finden Sie in diesem Beitrag zusammengefasst:
Die Bundesregierung hat kürzlich einen Regierungsentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz ("RefE") – Stand: 22.07.2022 – veröffentlicht. Der RegE deckt sich ganz überwiegend mit dem Referentenentwurf ("RefE") vom 13.04.2022, einige Änderungen sind jedoch erwähnenswert und werden nachfolgend kurz erläutert.
1.Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes
Der RegE erweitert den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ("HinSchG") um Verstöße gegen bestimmte nationale Vorschriften des Kartellrechts. Durch diese Erweiterung sollen sich schwierige Abgrenzungsfragen für potentielle Hinweisgeber zwischen Verstößen gegen EU-Kartellrecht, die nach der EU-Whistleblowing-Richtlinie zwingend in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, und Verstößen gegen national-autonomes EU-Kartellrecht, die nach der EU-Whistleblowing-Richtlinie nicht zwingend in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, vermieden werden.
2.Konzernweite Meldestellen
Auch nach dem RegE sind, wie schon im RefE vorgesehen, ein zentrales, konzernweites Hinweisgebersystem ausreichend, um die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle für alle Gruppengesellschaften zu erfüllen, obwohl die EU-Kommission dies ausdrücklich für nicht mit der EU-Whistleblowing-Richtlinie vereinbar erklärt hatte (siehe hierzu unseren Beitrag aus 12/2021). Aus Sicht der Unternehmen ist diese Regelung im RegE zu begrüßen, weil so nicht jede Tochtergesellschaft eine eigene Meldestelle vorhalten muss. Zu beachten ist aber bei grenzüberschreitenden Konzernstrukturen, dass andere Mitgliedstaaten die EU-Whistleblowing-Richtlinie teilweise strenger umgesetzt haben bzw. umsetzen könnten und dort eine Pflicht zur Einrichtung eines separaten, lokalen Hinweisgebersystems besteht. Zudem sieht die Gesetzesbegründung (Seite 91) vor, dass Meldungen "im jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen vorherrschenden Arbeitssprache" möglich sein müssen und "keine zusätzlichen Hürden" für hinweisgebende Personen durch die Beauftragung der zentralen Konzernmeldestelle aufgebaut werden dürfen.
3.Anonyme Meldungen
Wie schon der RefE sieht auch der RegE vor, dass die Abgabe anonymer Meldungen von Hinweisgebern nicht ermöglicht werden muss. Nach dem RegE "sollten", abweichend vom RefE, anonyme Meldungen aber bearbeitet werden, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nicht-anonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es dürfte ohnehin zum Zwecke einer effektiven Nutzung des Hinweisgebersystems im Interesse des Unternehmens liegen, nach Möglichkeit anonyme Meldungen zu ermöglichen.
4.Abgabe des Verfahrens an zuständige Arbeitseinheit
Der RegE sieht nunmehr als zusätzliche Folgemaßnahme die Abgabe des Verfahrens an eine beim Unternehmen "für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit" zum Zwecke weiterer Untersuchungen vor.
5.Übergangsfristen
Das Hinweisgebergesetz soll bereits drei Monate nach Verkündung in Kraft treten und gilt ab diesem Zeitpunkt für Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben bis 17.12.2023 Zeit, den gesetzlichen Anforderungen des HinSchG zu entsprechen.
Handlungsempfehlung:
Es muss damit gerechnet werden, dass das HinSchG noch in 2022 das vollständige Gesetzgebungsverfahren durchlaufen und verkündet wird. Wegen der kurzen Übergangsfrist von drei Monaten ab Verkündung sind Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten gut beraten, sich frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen des HinSchG vertraut zu machen und Vorkehrungen für die Einrichtung bzw. Anpassung eines bereits vorhandenen Hinweisgebersystems zu treffen. Für die Einrichtung einer internen Meldestelle sollten Unternehmen ausreichend Zeit einplanen, weil verschiedene Stakeholder (u.a. Betriebsrat, IT, Führungskräfte) miteinzubeziehen und diverse Fragen (z.B. Auswahl der Meldekanäle, Besetzung bzw. Auslagerung der Meldestelle, Datenschutz, Adressatenkreis, Entwurf/Anpassung von Policies und Prozessbeschreibungen etc.) zu klären sind. Aus diesem Grund sollten auch Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten, für die das HinSchG voraussichtlich erst ab 17.12.2023 gilt, die Implementierung eines gesetzeskonformen Hinweisgebersystems nicht auf die lange Bank schieben.
BRP berät Sie aus einer Hand zu allen Fragen rund um die Gestaltung eines Hinweisgebersystems und unterstützt Sie beim Betrieb eines Hinweisgebersystems entsprechend den nationalen und internationalen gesetzlichen Anforderungen. Wir stellen Ihnen gerne eine attraktive Softwarelösung (auch) für mittelständische Unternehmen vor und schulen Ihre Mitarbeiter zum Betrieb einer Meldestelle und damit zusammenhängenden rechtlichen Fragestellungen. Für Fragen zu diesem Thema steht Ihnen Dr. Stefan Reuter gerne zur Verfügung.
