Das Urlaubsrecht bleibt in Bewegung. Im Rahmen der Veranstaltung "Arbeitsrecht aktuell" hatten wir auf die neueste Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs bereits hingewiesen, wonach der nicht genommene Jahresurlaub eines Arbeitnehmers nicht mehr ohne Weiteres zum Jahresende verfallen soll. Mittlerweile liegen dazu die ersten Folgeentscheidungen der nationalen Gerichte vor. Aber der Reihe nach:
Nach den Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes verfällt der Jahresurlaub eines Mitarbeiters zum Jahresende, spätestens aber zum 31. März des Folgejahres, wenn der Urlaub aus eigenem Antrieb des Mitarbeiters nicht genommen wurde. Nach den neuen Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts verfällt der nicht genommene Urlaub hingegen nur noch, sofern der Arbeitgeber seine Mitarbeiter zuvor "klar" und "transparent" vor dem drohenden Verfall warnt. In der Konsequenz hat nun also der Arbeitgeber durch Hinweise an die Mitarbeiter dafür Sorge zu tragen, dass diese in die Lage versetzt werden, den drohenden Urlaubsverfall zu vermeiden.
Unternehmen sollten daher noch in diesem Jahr – spätestens bis Ende Oktober – mit der Information der Mitarbeiter über den Verfall von Urlaub beginnen. Dies kann per E-Mail oder sonstige betriebsübliche Kommunikationswege erfolgen. Im Streitfall muss der Arbeitgeber den Zugang der Information beim Mitarbeiter nachweisen.
Besonders heikel an der neuen Rechtsprechung ist, dass kein Vertrauensschutz für Altfälle bestehen soll. Deshalb können Mitarbeiter wohl auch rückwirkend solche Urlaubsansprüche geltend machen, für die von einem wirksamen Verfall ausgegangen wurde. Wie ist nun mit Mitarbeitern umzugehen, die in den vergangenen Jahren erhebliche Urlaubskonten angesammelt haben? Der angesammelte Urlaub vergangener Jahre kann nur dann verfallen, wenn hierauf gesondert hingewiesen wird – also zusätzlich zu dem Hinweis auf den Urlaub des laufenden Kalenderjahres. Gleichzeitig besteht im Falle eines Hinweises die Gefahr, von der Belegschaft mit massenhaften Urlaubsanträgen vor Ende des Jahres überhäuft zu werden. An dieser Stelle ist eine unternehmerische Entscheidung erforderlich, die nicht ohne eine sorgfältige Risikoabwägung getroffen werden kann.
Die Vorgaben der Rechtsprechung hinsichtlich der Hinweispflichten des Arbeitgebers betreffen nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch. Arbeitgeber sollten daher bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen darauf achten, dass ihr Vertragsmuster zwischen dem gesetzlichen und dem übergesetzlichen Urlaubsanspruch differenziert. Zumindest der übergesetzliche Urlaub kann auch dann verfallen, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht oder nicht ausreichend präzise nachkommt.
In diesem Zusammenhang ist auch eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 19.03.2019 zur Gehaltsabrechnung durch einen externen Dienstleister relevant. Erstellt ein Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen selbst, kommt den auf den Abrechnungen angegebenen Resturlaubsansprüchen eine hohe Beweiskraft hinsichtlich der Frage zu, in welchem Umfang noch Urlaubsansprüche bestehen. Dies gilt nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts auch für Gehaltsabrechnungen, die durch einen Dritten erstellt werden; der Arbeitgeber muss sich dessen Angaben zurechnen lassen. Der regelmäßigen Kontrolle der Angaben auf Gehaltsabrechnungen kommt folglich eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu.
