In Auseinandersetzungen mit dem Betriebsrat werden Arbeitgeber häufig mit Auskunftsverlangen konfrontiert. Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) regelt an unterschiedlichen Stellen entsprechende Unterrichtungsansprüche des Betriebsrats. Eine Art Generalklausel findet sich in § 80 Abs. 2 BetrVG, wonach der Betriebsrat zu unterrichten ist, soweit dies zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlich ist. Diese sehr umfassende Regelung wird von Betriebsräten zum Teil exzessiv genutzt, um sich möglichst umfangreiche Informationen über die Belegschaft und die Arbeitsabläufe zu verschaffen. Aus Sicht des Unternehmens können solche Unterrichtungsansprüche nicht nur lästig sein. Gerade, wenn es dabei um personenbezogene Daten der Mitarbeiter geht, besteht seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung die Sorge, durch die umfassende Unterrichtung Datenschutzverstöße zu begehen und damit gegebenenfalls empfindliche Bußgelder zu riskieren.
In einer Entscheidung vom 09.04.2019 hat sich das Bundesarbeitsgericht gleich mit mehreren Fragestellungen rund um die Unterrichtungsansprüche des Betriebsrats auseinandergesetzt. Zunächst ging es um die Frage, welche Anforderungen an die Geltendmachung von Informationsansprüchen durch den Betriebsrat zu stellen sind. Ferner hat das Bundesarbeitsgericht klarzustellen versucht, inwieweit das Unternehmen für die Verarbeitung der Daten durch den Betriebsrat verantwortlich ist.
Anlass zur Streitigkeit gab die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin. Diese hatte ihrem Arbeitgeber die Schwangerschaft mitgeteilt, gleichzeitig aber der Weitergabe der Information an den Betriebsrat widersprochen. Der Betriebsrat hatte sich auf den Standpunkt gestellt, ihm sei generell jegliche Schwangerschaft unter Nennung des Namens der Mitarbeiterin mitzuteilen. Nur so könne er seine Aufgaben nach dem Mutterschutzgesetz wahrnehmen und insbesondere die Einhaltung der Schutzpflichten durch das Unternehmen sichern.
Das Bundesarbeitsgericht hat den Unterrichtungsanspruch des Betriebsrats bereits aus dem Grund abgelehnt, dass die Erforderlichkeit des Informationsbegehrens nicht ausreichend dargelegt worden sei. Zwar habe der Betriebsrat einen Anspruch rechtzeitig und umfassend über Schwangerschaften informiert zu werden. Es sei aber nicht plausibel, weshalb hierfür die Offenlegung des Namens der Schwangeren notwendig sei. Der Betriebsrat könne nicht einfach pauschal behaupten, dass bestimmte Informationen notwendig seien, um seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Stattdessen müsse er stets darlegen können, inwieweit persönliche Daten für die Durchführung seiner Aufgaben nötig sei. Für Unternehmen bedeutet diese Entscheidung, dass es sich lohnen kann, nicht jeden Auskunftsanspruch des Betriebsrats ungeprüft zu erfüllen. Möglicherweise stehen viele Informationen, die der Betriebsrat begehrt, in keinem hinreichenden Zusammenhang zur Betriebsratsaufgabe. Der pauschale Hinweis des Betriebsrats auf allgemeine Kontrollrechte, etwa die Überwachung des Arbeitsschutzes, reicht jedenfalls nicht aus.
Darüber hinaus nahm das Gericht die Streitigkeit zum Anlass, Hinweise zur datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Weitergabe personenbezogener Daten zu geben. Die Offenlegung der Schwangerschaft und des Namens der Arbeitnehmerin stellt eine Datenverarbeitung dar. Die Zulässigkeit dieser Datenverarbeitung hängt gemäß § 26 Abs. 3 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) davon ab, ob sie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist. Das Bundesarbeitsgericht kam zu dem Schluss, dass, im Falle eines Auskunftsverlangens des Betriebsrats an den Arbeitgeber, eine Vermutung dafür spreche, dass die damit verbundene Datenverarbeitung gerechtfertigt sei, soweit der Betriebsrat aufzeigen kann, dass die verlangten Informationen der Wahrnehmung seiner Aufgaben dienen. Unter diesen Umständen gebe es dann keinen Grund zu der Annahme, dass schutzwürdige Interessen der Arbeitnehmer der Erfüllung des Informationsverlangens des Betriebsrats entgegenstehen.
Die Wahrung der Datensicherheit beim Betriebsrat obliege dann nicht mehr dem Unternehmen. Vielmehr sei der Betriebsrat selbst für die Wahrung der Datensicherheit gemäß § 22 Abs. 2 BDSG verantwortlich. Der Betriebsrat müsse daher bereits im Rahmen seines Auskunftsverlangens darlegen können, dass er Maßnahmen ergriffen hat, um die Sicherheit sensibler Arbeitnehmerdaten sicherzustellen. Fehlen solche, bestehe kein Auskunftsanspruch. Für die Unternehmen heißt dies, dass die Weitergabe von Informationen an den Betriebsrat in der Regel zulässig ist, wenn der Betriebsrat diese zur Erfüllung seiner Aufgaben herausverlangt. Allerdings sollte der Arbeitgeber ein Auskunftsverlangen des Betriebsrats ablehnen, wenn dieser keine ausreichenden Schutzmaßnahmen hinsichtlich der Daten der Mitarbeiter darlegen kann. Ein klassisches Beispiel wäre etwa die Herausgabe von Teilen einer Personalakte, wenn das Betriebsratsbüro üblicherweise nicht abgeschlossen wird.
