Sondernewsletter Transparenzregister 2021/03

Die Bundesregierung veröffentlichte kürzlich einen Gesetzentwurf vom 09.02.2021 zur europäischen Vernetzung der Transparenzregister (Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz), mit dem das Transparenzregister von einem "Auffang-" auf ein "Vollregister" umgestellt werden soll. Zentrale Neuerung des geplanten Gesetzes ist die Abschaffung der Mitteilungsfiktion (bisher § 20 Abs. 2 GwG), die bislang eine Vielzahl der Unternehmen vor einer Pflicht zur Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister verschont hatte. Zukünftig sind alle (!) Unternehmen, gleich welcher Rechtsform, mit Ausnahme der Gesellschaft bürgerlichen Rechts und der stillen Gesellschaft, zur Meldung an das Transparenzregister und anschließender, regelmäßiger Aktualisierung der mittgeteilten Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten verpflichtet. Insbesondere Unternehmen in der Rechtsform der GmbH, die bislang überwiegend von der Mitteilungsfiktion aufgrund der beim Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste profitierten, oder börsennotierte Gesellschaften, für die bislang pauschal eine Mitteilungsfiktion galt, werden mit Wegfall der Mitteilungsfiktion erstmals ihre wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister melden müssen. Das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz soll planmäßig zum 01.08.2021 in Kraft treten. Für die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten sieht der Gesetzentwurf rechtsformspezifische Übergangsfristen bis zu mehreren Monaten vor. Versäumt ein Unternehmen die rechtzeitige oder vollständige Meldung zum Transparenzregister, kann die zuständige Aufsichtsbehörde ein Bußgeld verhängen.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen kurz die wesentlichen Änderungen, die das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz mit sich bringt, und welcher Handlungsbedarf konkret für die Unternehmen und ihre Geschäftsleiter besteht.

Zum 01.08.2021 plant der Gesetzgeber die Streichung der Mitteilungsfiktion. Aufgrund der Mitteilungsfiktion sind Unternehmen von der Pflicht, ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitzuteilen, befreit, wenn sich die erforderlichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus bestimmten, elektronisch abrufbaren Dokumenten und Eintragungen in öffentlichen Registern wie zum Beispiel dem Handelsregister ergeben. Vor allem Unternehmen in der Rechtsform der GmbH profitierten von der Mitteilungsfiktion. Hielt ein Gesellschafter mehr als 25 % der Geschäftsanteile an einer GmbH oder kontrollierte er mehr als 25 % der Stimmrechte, was ihn jeweils zum tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten machte (§ 3 Abs. 2 S. 1 GwG), griff die Mitteilungsfiktion zu Gunsten der GmbH, vorausgesetzt beim Handelsregister war eine aktuelle und ordnungsgemäße Gesellschafterliste elektronisch abrufbar. Börsennotierte Gesellschaften sind bislang sogar pauschal von der Mitteilungspflicht zum Transparenzregister befreit. Aber auch wenn ein Unternehmen keine tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten hatte, da keine natürliche Person unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile an der Gesellschaft hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über die Gesellschaft ausübt (etwa durch Stimmrechtsbindungs- oder Treuhandvereinbarungen), und folglich auf die gesetzlichen Vertreter der Unternehmen als sog. fiktive wirtschaftlich Berechtigte abzustellen war, konnten sich zahlreiche Unternehmen auf die Mitteilungsfiktion berufen, sind doch die erforderlichen Angaben zu den gesetzlichen Vertretern, wie zum Beispiel den Geschäftsführern einer GmbH oder den Vorständen einer Aktiengesellschaft, aus dem Handelsregister ersichtlich.

Der Gesetzgeber plant, die Mitteilungsfiktion zum 01.08.2021 abzuschaffen. Damit würden bis auf die Gesellschaft bürgerlichen Rechts und die stille Gesellschaft sämtliche Unternehmen zukünftig gezwungen, ihre tatsächlichen bzw. fiktiven wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister zu melden und regelmäßig zu aktualisieren.

Die Mitteilungspflicht zum Transparenzregister gilt mit der geplanten Gesetzesänderung für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Die Mitteilungspflicht gilt insbesondere für folgende Unternehmen:

Vor dem 01.08.2021 besteht kein konkreter Handlungsbedarf. Tritt das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz wie geplant am 01.08.2021 in Kraft, sollten sich die Unternehmen und ihre Geschäftsleiter auf die Ergreifung folgender Maßnahmen vorbereiten:

Zukünftig müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland mit Ausnahme der Gesellschaften bürgerlichen Rechts und der stillen Gesellschaft ihre wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister melden. Zu den erforderlichen Angaben gehören Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten des jeweiligen wirtschaftlich Berechtigten. Hat ein Unternehmen einen oder mehrere tatsächliche wirtschaftlich Berechtigte, d.h. eine oder mehrere natürliche Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile an der Gesellschaft hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über die Gesellschaft ausübt (etwa durch Stimmrechtsbindungs- oder Treuhandvereinbarungen), sind die Angaben zu dem oder den tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten zu melden. Hat das Unternehmen keine tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten, sind die sog. fiktiven wirtschaftlich Berechtigten, d.h. die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens, dem Transparenzregister mitzuteilen.

Der Gesetzesentwurf sieht in Abhängigkeit von der Rechtsform Übergangsfristen für die erstmalige Meldung zum Transparenzregister vor. Aktiengesellschaften, SE und Kommanditgesellschaften auf Aktien haben die erforderlichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister erstmals bis zum 31.03.2022 mitzuteilen. Für die GmbH, Genossenschaften, Europäische Genossenschaften und Partnerschaften gilt eine Frist bis zum 30.06.2022; für alle übrigen Unternehmen bis zum 31.12.2022. Zu beachten ist aber, dass die Übergangsfristen nur für Unternehmen gelten sollen, zu deren Gunsten bis einschließlich 31.07.2021 die Mitteilungsfiktion gilt. Greift die Mitteilungsfiktion nicht ein, muss das Unternehmen unverzüglich seine wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen.

Die Unternehmen bzw. deren Geschäftsleiter sollten den Gesetzesentwurf zunächst zum Anlass nehmen, ihre letzte Meldung zum Transparenzregister auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Insbesondere die – zuletzt am 02.09.20201 aktualisierten – FAQs des Bundesverwaltungsamts geben allen Grund dazu, bisherige Meldungen zu überprüfen, da das Bundesverwaltungsamt darin für praxisrelevante Fälle Stellung zur Bestimmung der wirtschaftlich Berechtigten nimmt. Die Unternehmen, die bislang keine Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitgeteilt haben, müssen dies – sollte das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz wie geplant in Kraft treten – zukünftig tun. Diese Unternehmen sollten sich zunächst vergewissern, dass die Mitteilungsfiktion auch tatsächlich zu ihren Gunsten eingreift. Nur wenn das der Fall ist, gelten die oben erwähnten Übergangsfristen für die erstmalige Meldung; andernfalls ist eine unverzügliche Mitteilung zu veranlassen.

Für alle Unternehmen gilt zudem, dass die Mitteilungen zum Transparenzregister stets auf dem aktuellen Stand zu halten, d.h. Änderungen der wirtschaftlich Berechtigten unverzüglich dem Transparenzregister mitzuteilen sind. Erhalten die Unternehmen weder von ihren Anteilseignern noch von den wirtschaftlich Berechtigten entsprechende Angaben, müssen die Unternehmen mindestens jährlich bei den ihnen bekannten Anteilseignern die Angaben anfordern und dokumentieren.