Der Bundestag hat am 23.06.2022 endlich in Umsetzung der europäischen Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen umfassende Änderungen unter anderem des Nachweisgesetzes ("NachwG") beschlossen und damit wohl das Schattendasein beendet, welches dieses Gesetz bislang führte.
Die Gesetzesänderung tritt bereits zum 01.08.2022 (!) in Kraft. In Anbetracht des zu erwartenden großen Handlungsbedarfs in der Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsverträge dürfte dies für viele Unternehmen nur schwer zu bewältigen sein. Das so kurzfristige Inkrafttreten des Gesetzes ist der Umsetzungsfrist der EU-Richtlinie 2019/1152 geschuldet, die eine Umsetzung in nationales Recht bis zum 31.07.2022 fordert. Die große Koalition hatte sich nicht hier mehr rechtzeitig auf einen Gesetzesentwurf verständigen können.
Worum geht es?
Das NachwG gilt bereits seit 1995 und verpflichtet Arbeitgeber bislang, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer1 auszuhändigen. § 2 NachwG enthält einen entsprechenden Katalog von Informationen, die bislang als "Mindestinhalt" in den "Nachweis" – d.h. in der Praxis regelmäßig in einen Arbeitsvertrag - aufzunehmen waren (u.a. Name und die Anschrift der Vertragsparteien, der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, bei befristeten Arbeitsverhältnissen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, bestimmte Angaben zum Arbeitsort, eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit, die Zusammensetzung und Höhe der Vergütung, die vereinbarte Arbeitszeit, die Höhe des Urlaubsanspruchs, die Kündigungsfrist etc.). Bei länger als einen Monat geplanten Auslandseinsätzen musste dem Arbeitnehmer vor der Abreise eine Niederschrift mit zusätzlichen Angaben betreffend den Auslandseinsatz ausgehändigt werden.
Da Verstöße gegen diese Nachweispflichten aber in der Praxis bislang im Regelfall keine relevanten Konsequenzen nach sich zogen, spielte das NachwG bei der Vertragsgestaltung bis jetzt keine erhebliche Rolle.
Die nun beschlossene Neufassung des NachwG wird dies grundlegend ändern. Diese sieht nicht nur eine erhebliche Erweiterung der Nachweispflichten und eine Verkürzung der Fristen zur Erbringung des Nachweises vor, sondern erstmals auch eine – durchaus gravierende - Sanktion: Wer nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgesehenen Weise oder nicht rechtzeitig unterrichtet, handelt künftig ordnungswidrig. Für jeden Verstoß gegen die Nachweispflichten kann gegen den Arbeitgeber ein Bußgeld von im Höchstmaß bis zu EUR 2.000 verhängt werden (§ 4 NachwG). Dies macht es für die Arbeitgeber unumgänglich, ab dem 1. August Arbeitsvertragsdokumente für die künftige Verwendung vorzuhalten, die den neuen Anforderungen genügen.
Das Nachweisgesetz gilt künftig für alle Arbeitnehmer. Die bisher bestehende Ausnahme für Aushilfen, die für maximal einen Monat eingestellt werden, entfällt.
Die aktuell wichtigsten Änderungen des Nachweisgesetzes haben wir für Sie im Anschluss zusammengefasst.
Verkürzte Fristen für die "Verschriftlichung" der Arbeitsbedingungen
Nach bisheriger Rechtslage musste ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses oder nach einer Änderung der wesentlichen Arbeitsbedingungen über die "wesentlichen Vertragsinhalte" gemäß § 2 NachwG bzw. deren Änderung gemäß § 3 NachwG in Schriftform unterrichten. Diese Frist wird nun deutlich verkürzt, wobei sich die Länge der Fristen zukünftig nach dem jeweiligen Unterrichtungsgegenstand richtet.
Während - unter anderem - Arbeitsort, Probezeit und Überstundenregelungen spätestens sieben Tage nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen sind, müssen insbesondere die vereinbarte Arbeitszeit und die geschuldete Vergütung bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung schriftlich festgehalten werden. Schriftlich bedeutet in diesem Zusammenhang auch künftig: handschriftlich unterzeichnet (!), eine elektronische Signatur reicht nicht aus. Die elektronische Form war im Gesetzgebungsverfahren für die Koalitionsparteien nicht konsensfähig.
Wir empfehlen der Praxis eine Orientierung an der kürzesten Frist, damit sollten spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung sämtliche vertraglichen Regelungen schriftlich fixiert vorliegen.
Dies entsprach bereits in der Vergangenheit unserer Beratungspraxis, da insbesondere Anstellungsverträge, die eine Befristungsabrede beinhalten, vor Arbeitsantritt schriftlich unterzeichnet sein müssen, da die Befristungsabrede sonst nicht wirksam ist.
Wie bereits nach der bisherigen gesetzlichen Regelung des NachwG entfällt die gesonderte Verpflichtung zum Nachweis der einschlägigen Vertragsbedingungen auch nach der gesetzlichen Neuregelung, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wird, der diese Angaben enthält.
Verkürzte Nachweisfristen gelten zukünftig auch bei der Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen. Diese sind künftig nicht mehr spätestens einen Monat nach Änderung mitzuteilen, sondern spätestens zu dem Zeitpunkt nachzuweisen, an dem sie wirksam werden.
Was gilt für Altverträge?
Bestand bereits vor dem 01.08.2022 ein Arbeitsverhältnis, ist der Arbeitgeber bei solchen "Altverträgen" lediglich auf Verlangen des Arbeitnehmers verpflichtet, die wesentlichen Beschäftigungsbedingungen innerhalb von sieben Tagen nachzuweisen. Gesetzlich besteht also keine Pflicht zur anlasslosen unmittelbaren Überarbeitung von Altverträgen, bis zu einem solchen Verlangen drohen keine Bußgelder.
Darüber hinaus besteht auch bei Altverträgen spätestens im Falle einer Änderung der in § 2 NachwG in seiner neuen Fassung (n.F.) aufgeführten Arbeitsbedingungen die Pflicht des Arbeitgebers, diese unverzüglich, spätestens zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens, (schriftlich) festzuhalten.
Neu: Arbeitgeber muss über Formalitäten des Verfahrens bei Kündigungen unterrichten
Schon bisher war es, wie in § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 9 NachwG vorgeschrieben, in der Praxis üblich, die für das Arbeitsverhältnis maßgeblichen Kündigungsfristen in den Arbeitsverträgen niederzulegen. Nunmehr muss im Falle der Vereinbarung einer Probezeit auch über die verkürzte Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 3 BGB unterrichtet werden.
Die nun beschlossenen Änderungen gehen allerdings noch deutlich weiter: der Arbeitgeber muss künftig zusätzlich über das für den Ausspruch einer Kündigung geltende Schriftformerfordernis (§ 623 BGB) sowie das im Falle einer Kündigung einzuhaltende "Verfahren" unterrichten. Zu letzterem gehört nach dem Gesetzeswortlaut zumindest auch die 3-Wochen-Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Allerdings wird erfreulicherweise in der Gesetzesbegründung klargestellt, dass auch wenn die Unterrichtung über die Klagefrist nicht ordnungsgemäß erfolgt, die Kündigung auch weiterhin als von Anfang an rechtswirksam gilt, wenn nicht rechtzeitig Kündigungsschutzklage erhoben wurde. Einzige Sanktion für den Arbeitgeber bei nicht ordnungsgemäßer Unterrichtung ist damit die Folge der Ordnungswidrigkeit.
Leider stellt die nun beschlossene Fassung des NachwG nicht eindeutig klar, wie (weit) der Begriff des "bei Kündigungen einzuhaltenden Verfahrens" zu verstehen ist. In Fachkreisen wird insbesondere diskutiert, ob nicht möglicherweise zusätzlich über einen etwaigen Sonderkündigungsschutz oder – in Betrieben mit Betriebsrat – über das Erfordernis der Betriebsratsanhörung informiert werden muss. Klarheit werden darüber – wie so oft – nur die Arbeitsgerichte schaffen können.
Um eine Überfrachtung der Arbeitsverträge zu vermeiden, kann es für Unternehmen empfehlenswert sein, einen sog. Sideletter als Anlage zu den Arbeitsverträgen herausgegeben, der die gesetzlichen Rahmenbedingungen des Kündigungsschutzverfahrens (kurz) darstellt.
Flexible Arbeitszeiten, Überstunden und "Arbeit auf Abruf": Neue Fallstricke bei der Personaleinsatzplanung
Ein weiteres Ärgernis für Arbeitgeber stellt die Neureglung der Nachweispflichten der Arbeitszeiten dar. Aufgrund § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 8 NachwG n.F. soll den Arbeitnehmern nicht nur die Lage der vereinbarten Arbeits-, Ruhepausen- und Ruhezeiten schriftlich übermittelt werden, sondern im Falle von Schichtarbeit auch das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
Beruhigend ist: Unternehmen, die ihre Arbeitszeit flexibel gestalten bzw. mit Schichtsystem agieren, müssen individuelle Arbeitszeitänderungen (z.B. aktualisierte Schichtpläne) nicht zusätzlich schriftlich nachweisen. Nur die Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit- bzw. Schichteinteilung müssen aufgrund der gesetzlichen Neuregelung verbindlich festgehalten werden.
Einer den verschriftlichten Rahmenbedingungen widersprechenden Arbeitszeiteinteilung müssen Arbeitnehmer keine Folge leisten. Unternehmen mit flexibler Arbeitszeitgestaltung sollten daher dringend überprüfen, ob ihre Grundsätze der Arbeitszeiteinteilung bzw. Schichtplanung ausreichend präzise formuliert und verschriftlicht sind.
Gleiches gilt gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 10 NachwG n.F. auch für Überstunden. Die Verpflichtung zur Erbringung von Überstunden muss zukünftig ebenso vertraglich festgehalten werden, wie die Voraussetzungen, unter denen überhaupt Überstunden zu leisten sind.
Deutlich strenger fallen die Nachweispflichten zukünftig bei der sog. Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) aus. Arbeiten Arbeitnehmer nur auf Abruf, ist in die Arbeitsverträge zukünftig ein konkreter Hinweis aufzunehmen, dass Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen ist. Ferner ist der Zeitkorridor aufzunehmen, innerhalb derer ein Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung verpflichtet sein soll – inklusive einer Darstellung von Referenztagen und -stunden. Außerdem sind die mindestens zu vergütenden Stunden und die vom Arbeitgeber gesetzlich einzuhaltende Ankündigungsfrist für Arbeitseinsätze von mindestens 4 Tagen schriftlich festzuhalten. Auch hier gilt: Arbeitnehmer sind nur dann zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn die Anordnungen des Arbeitgebers sich an den vorgesehenen Zeitrahmen halten.
Angaben zu Arbeitsentgelt und betrieblicher Altersversorgung
Die Vergütung ist in Arbeitsverträgen getrennt nach Bestandteilen – etwa Grundgehalt, Zulagen und Sonderzahlungen einschließlich Überstundenvergütung – mit Klarstellung zur Fälligkeit und der Art der Auszahlung anzugeben, § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 NachwG n.F.
Problematisch ist diese Regelung insbesondere für Vergütungsbestandteile, die zwar rechtlicher Bestandteil des Arbeitsverhältnisses sind, allerdings in den Betrieben häufig nicht als solche verstanden werden. Besteht in Betrieben eine Gesamtzusage bzw. eine sog. betriebliche Übung - beispielsweise hinsichtlich eines Weihnachtsgelds - wird diese künftig zu verschriftlichen sein.
Sagt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zu, müssen dessen Name und Anschrift schriftlich niedergelegt werden – soweit die Pflicht zu dieser Information nicht dem Versorgungsträger übertragen ist (§ 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 13 NachwG n.F.). Dies ist insbesondere bei Pensionskassen, Pensionsfonds und Direktversicherungen der Fall.
Da eine betriebliche Altersversorgung – soweit sie nicht auf einer Entgeltumwandlung beruht – auch als ein Vergütungsbestandteil zu sehen ist, müssen Arbeitgeber für ihre Versorgungszusagen die für das reguläre Entgelt gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 NachwG n.F. geltenden Nachweispflicht ebenfalls erfüllen.
Weitere erforderliche Angaben nach der Neuregelung des NachwG
Weiter sind künftig bei befristeten Arbeitsverhältnissen das voraussichtliche Enddatum bzw. die vorhersehbare Dauer der Befristung des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Wird eine Probezeit vereinbart, ist deren Dauer anzugeben. Sofern ein Anspruch auf Fortbildung besteht, ist über dessen Umfang zu informieren. Im Falle einer länger als vier Wochen dauernden Auslandstätigkeit werden die Unterrichtungspflichten ebenfalls ausgedehnt und weiter konkretisiert.
Weitere besonders relevante gesetzliche Änderungen aufgrund des am 23.06. beschlossenen Gesetzes:
Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes
Der Verleiher wird verpflichtet, dem Leiharbeitnehmer die Firma und die Anschrift des entleihenden Unternehmers vor jeder Überlassung mitzuteilen.
Ferner wird der Entleiher verpflichtet, Leiharbeitnehmern, die ihm mindestens sechs Monate überlassen sind und die in Textform ihren Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrages anzeigen, eine begründete Antwort in Textform innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige zu übermitteln. Leiharbeitnehmern soll die Übernahme in die Stammbelegschaft durch die Information über freie Arbeitsplätze des Entleihers, die Anzeige ihres Übernahmewunsches und die vom Entleiher zu begründende Antwort erleichtert werden.
Änderung des Teilzeit- und Befristungsgesetzes
Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, und die ihrem Arbeitgeber in Textform ihren Wunsch nach Veränderung von Dauer oder Lage der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzeigen, haben Anspruch auf eine begründete Antwort in Textform innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige. Dies gilt unabhängig vom Umfang der Arbeitszeit. Die Regelung soll nach den Vorstellungen des Gesetzgebers insbesondere auch für Beschäftigte mit Arbeit auf Abruf Anwendung finden, die in ein Arbeitsverhältnis mit einer vorhersehbareren Lage ihrer Arbeitszeit wechseln möchten.
Ersetzung der Nachweisverpflichtung durch Verweis auf Kollektivvereinbarungen
Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen kann – wie bereits nach vorheriger Rechtslage in dem in § 2 Abs. 4 NachwG n.F. geregelten Umfang – durch einen Verweis auf die im Arbeitsverhältnis anwendbaren Kollektivvereinbarungen, wie Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, ersetzt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die jeweilige Kollektivvereinbarung die entsprechende Regelung zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält und die entsprechende Verweisung hinreichend präzise formuliert ist.
Fazit:
Unternehmen sollten die kurzfristig beschlossenen und bereits zum 01.08.2022 in Kraft tretenden Gesetzesänderungen nicht auf die leichte Schulter nehmen.
Es ist zu erwarten, dass Arbeitnehmer sich in der Auseinandersetzung um ihre Arbeitsbedingungen häufiger auf das NachwG berufen, die Anzeige unzureichend gefasster Arbeitsverträgen bei den Behörden ggf. sogar als Druckmittel gegenüber dem Arbeitgeber einsetzen. Außerdem ist aufgrund der Gesetzesänderung mit einem erhöhten Verwaltungsaufwand zu rechnen.
Besonders unglücklich ist in diesem Zusammenhang, dass das Nachweisgesetz an der strengen Schriftform mit handschriftlicher Unterzeichnung festhält. Dies ist – zumal die Regierungskoalition sich im Koalitionsvertrag das Vorantreiben der Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben hat – kaum nachvollziehbar.
Insgesamt sind Unternehmen gut beraten, zeitnah ihre derzeit geltenden Arbeitsverträge auf Änderungsbedarf zu prüfen und ihre Musterarbeitsverträge anpassen. Hinsichtlich der Altverträge sollte ein Musterschreiben vorbereitet sein, um im Falle eines entsprechenden Verlangens eines Arbeitnehmers innerhalb der kurzen siebentägigen Frist reagieren zu können.
