Am 8. März 2023 trat China dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation („Haager Übereinkommen“) bei, das Anfang November dieses Jahres in Kraft treten und in China umgesetzt werden soll. Das Haager Übereinkommen bringt für deutsche Unternehmen und Privatpersonen, die offizielle deutsche Dokumente in China verwenden wollen, eine deutliche Erleichterung gegenüber dem bisherigen Legalisationsverfahren.

Bisheriges Legalisationsverfahren
Wer in China bisher offizielle deutsche Dokumente verwenden wollte – z.B., um eine Tochtergesellschaft in China zu gründen oder eine Klage vor chinesischen Gerichten einzureichen – musste die hierfür erforderlichen Dokumente aus Deutschland (z.B. Kopie des Reisepasses/Personalausweises oder eines Handelsregisterauszugs) in Deutschland endbeglaubigen und bei einem chinesischen Konsulat oder Botschaft in Deutschland legalisieren lassen. Im Einzelnen waren folgende Schritte erforderlich:

‒ Beglaubigung (zuständige Stelle abhängig von Bundesland);
‒ Überbeglaubigung (zuständige Stelle abhängig von Bundesland);
‒ Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (früher Bundesverwaltungsamt);
‒ Endlegalisierung beim chinesischen Konsulat oder bei der chinesischen Botschaft.

Das Legalisierungsverfahren war nicht nur zeitaufwendig, sondern zog auch nicht unerhebliche Kosten nach sich. So konnten bei einzelnen Konsulaten die zu legalisierenden Dokumente z.B. nicht postalisch eingereicht werden, sondern es war eine Antragstellung vor Ort im Konsulat zwingend erforderlich. Dies führte in der Praxis häufig dazu, dass Dienstleistungsunternehmen für die Antragstellung beim Konsulat in Anspruch genommen wurden, die hierfür wiederum Gebühren verlangten.

Apostilleverfahren ab November 2023
Das Legalisationsverfahren wird ab November 2023 durch das Apostilleverfahren gemäß dem Haager Übereinkommen abgelöst. Die Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten sowie die Legalisation durch ein Konsulat oder die Botschaft werden zukünftig entfallen. Nach der Beglaubigung eines Dokuments erfolgt nur noch die Erteilung der Apostille. Für deutsche Urkunden wird die „Haager Apostille“ von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt. Auslandsvertretungen können eine solche Apostille nicht ausstellen. Während für Urkunden des Bundes das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten die „Haager Apostille“ erteilt, ist in den Bundesländern die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Für Urkunden der deutschen Bundesländer wird daher empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch wen die „Haager Apostille“ erteilt werden kann.

Mit dem Apostilleverfahren sparen deutsche Unternehmen und Privatpersonen in Zukunft nicht nur Zeit, sondern einen Großteil der für das Legalisationsverfahren anfallenden Kosten.

Bei Fragen zum deutsch-chinesischen Rechtsverkehr steht unser Chinese Desk Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.