Am 2. Juli 2023 tritt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft. Damit gibt es in Deutschland erstmals eine ausdrückliche Gesetzesregelung zum sog. Whistleblowing mit weitreichenden Folgen für zahlreiche Unternehmen. Wer sich mit dem HinSchG bislang noch nicht auseinandergesetzt hat, sollte dies jetzt tun.

Wer ist betroffen?

Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen das HinSchG bereits einen Monat nach dessen Verkündung, das heißt, voraussichtlich ab Mitte Juni (!) beachten. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben für die Umsetzung des HinSchG bis 17.12.2023 Zeit. Auch wenn Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, kann sich die freiwillige Einrichtung einer internen Meldestelle für diese Unternehmen lohnen, um etwa frühzeitig Kenntnis von Gesetzesverstößen zu erhalten und um externen Meldungen von Mitarbeitern an Behörden vorzubeugen. Daneben unterfallen bestimmte Unternehmen unabhängig von der Zahl ihrer Beschäftigten dem HinSchG wie Banken und Versicherungsunternehmen.

Was ist zu tun?

Betroffene Unternehmen, sprich deren Geschäftsführung, müssen eine gesetzeskonforme "interne Meldestelle" (Hinweisgebersystem) einführen, an die sich Mitarbeiter und optional auch Dritte wenden können, um das Unternehmen auf bestimmte Rechtsverstöße aufmerksam zu machen. Unternehmen, die bereits über ein Hinweisgebersystem verfügen, sollten dieses auf Anpassungsbedarf an die neue Rechtslage überprüfen. Insbesondere bei der erstmaligen Implementierung eines Hinweisgebersystems stellen sich diverse Fragen, für deren Klärung die Geschäftsführung ausreichend Zeit einplanen sollte, zum Beispiel:

• Wie soll eine Meldestelle aufgebaut werden, die für Hinweisgeber attraktiv ist und die Anforderungen des HinSchG (Vertraulichkeit, Unabhängigkeit, Datensicherheit, Prozessmanagement etc.) erfüllt?
• Welche Meldekanäle (Hotline, E-Mail, IT-Tool etc.) sind für das Unternehmen geeignet?
• Gibt es im Unternehmen Expertise und Kapazitäten, um die Meldestelle durch eigene Mitarbeiter zu besetzen, oder soll dies an einen externen Berater oder Dienstleister ausgelagert werden?
• Welche neuen Dokumente und Prozesse müssen aufgesetzt werden?
• Soll das Hinweisgebersystem neben den Mitarbeitern auch Dritten (z. B. Lieferanten, Kunden) offenstehen?
• Welche arbeits- und datenschutzrechtlichen Fragen sind zu bedenken, etwa die Beteiligung eines Betriebsrats? 
  
  

Sanktionen/Nachteile bei Nichtbeachtung

Bei Nichtbeachtung des HinSchG droht nicht nur ein erheblicher Reputationsschaden für das Unternehmen. Bei einem Verstoß gegen das HinSchG drohen auch Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000,00 €. Schließlich liegt es im eigenen Interesse eines jeden Unternehmens, möglichst frühzeitig Kenntnis von Gesetzesverstößen einzelner Mitarbeiter zu erhalten, um konkrete Folgemaßnahmen ergreifen zu können und um vorbeugen zu können, dass sich Mitarbeiter an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Professionelle Unterstützung bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems

BRP berät Sie aus einer Hand zu allen Fragen rund um Hinweisgebersysteme. Wir beraten und unterstützen Sie unter anderem bei   

• der Gestaltung des Hinweisgebersystems, einschließlich der erforderlichen Dokumente;   
• der Wahl des richtigen Meldekanals; insbesondere können wir Ihnen hierfür Softwarelösungen spezialisierter Anbieter für IT-gestützte Hinweisgebersysteme (IT-Tool) vorstellen, die auch die Bedürfnisse mittelständischer sowie international aufgestellter Unternehmen im Blick haben;   
• der Implementierung des Hinweisgebersystems;   
• der Schulung von Mitarbeitern;   
• dem Betrieb des Hinweisgebersystems; wenn Sie wünschen, auch durch Übernahme des Betriebs der Meldestelle durch Anwälte von BRP.