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27.10.2026

KI-Übersetzungstools und Datenschutz: Hinweise für Unternehmen

KI-basierte Übersetzungstools sind aus dem Unternehmensalltag kaum noch wegzudenken. Mit einem Klick werden Dokumente, Texte und Gespräche in verschiedene Sprachen übersetzt. Dabei werden regelmäßig mehr Daten verarbeitet, als den Nutzern bewusst ist. Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) hat dazu das Papier „AI in a nutshell 2“ mit wichtigen Hinweisen für bayerische öffentliche Stellen veröffentlicht. Mit Blick auf die dort dargestellten Anforderungen der DSGVO ist das Papier auch für Unternehmen außerhalb Bayerns eine wertvolle Orientierungshilfe.

Die datenschutzrechtlichen Risiken

KI-Übersetzungstools verarbeiten in der Regel nicht nur eingegebene und übersetzte Inhalte, sondern auch Anmelde-, Nutzungs- und Metadaten. Soweit diese Daten einen Personenbezug haben, gilt die DSGVO. Abhängig vom konkreten Einsatzbereich können aber auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten – betroffen sein, sodass zusätzliche Anforderungen zu beachten sind. Besondere Vorsicht ist bei KI-Sprachübersetzungstools geboten: Die Stimme kann unter Umständen Rückschlüsse auf die ethnische Herkunft oder auf Sprachstörungen und damit auf den Gesundheitszustand zulassen oder die Analyse von Emotionen ermöglichen. Soweit Sprachdaten zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet werden, können sogar biometrische Daten vorliegen. Kritisch ist zudem, wenn der Anbieter die eingegebenen Daten zu einem Weitertraining seines KI-Systems nutzt. Gerade bei frei verfügbaren Angeboten ist das häufig der Fall. Hierfür wird es regelmäßig an einer Rechtsgrundlage fehlen. Aber auch im Übrigen müssen Unternehmen sicherstellen, dass eingegebene Daten vom Anbieter nicht zu Trainingszwecken eingesetzt werden, wenn das Training nicht auf eine Rechtsgrundlage gestützt werden kann. 

Was vor dem Einsatz zu klären ist

Für einen datenschutzkonformen Einsatz von KI-Übersetzungstools sind die einzelnen Verarbeitungsvorgänge abzugrenzen, die datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten zu klären und für jeden Vorgang ist die Rechtsgrundlage zu prüfen. Je nach Ausgestaltung kann zudem ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine Vereinbarung über eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem Anbieter erforderlich sein. Werden sensible Daten in größerem Umfang verarbeitet, ist an eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO zu denken. Bei Anbietern außerhalb der EU muss die Datenübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO zulässig sein. Daneben ist es unerlässlich, die Richtigkeit der Übersetzung regelmäßig (zum Beispiel anhand von Qualitätskontrollen) zu überprüfen. 

Was Unternehmen zusätzlich beachten sollten

Werden vertrauliche Informationen in frei verfügbare Tools eingegeben, kann der Schutz nach dem GeschGehG gefährdet werden. Berufsgeheimnisträger müssen bei der Einbindung externer Anbieter § 203 StGB beachten. Außerdem müssen Betreiber von KI-Systemen nach Art. 4 KI-VO die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten durch geeignete Maßnahmen unterstützen. Schließlich können Einführung und Nutzung von KI-Übersetzungstools Mitbestimmungsrechte, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, auslösen.

Fazit

KI-Übersetzungstools werfen für Unternehmen eine Reihe rechtlicher Fragen auf, vor allem bei Sprachübersetzungen und beim Training mit Eingabedaten. Rechtssicher einsetzen lassen sich die Tools, wenn Unternehmen ihre Verarbeitungsvorgänge kennen, die datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten richtig einordnen und die Rechtsgrundlagen geprüft haben. Genauso wichtig ist es, die KI-Kompetenz im Unternehmen aufzubauen und den Umgang mit den KI-Tools durch interne Nutzungsrichtlinien verbindlich zu regeln – nicht zuletzt, um „Schatten-KI“ zu vermeiden.

Autorinnen: Gülsah Aygün, Michaela Kiechle

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